Sous-Traitance Qualiopi : Quelles Obligations Légales ?

Vous êtes formateur sous-traitant et perdu avec Qualiopi ? C’est normal, les règles ont changé en 2024.

Ce guide vous explique vos obligations légales pour rester en règle, point par point.

L’obligation de certification Qualiopi pour les sous-traitants : le cas du CPF

La règle principale a changé et elle est simple. Depuis le 1er avril 2024, si vous intervenez sur une action de formation financée par le Compte Personnel de Formation (CPF), vous devez obligatoirement être certifié Qualiopi. Il n’y a plus de débat sur ce point.

Cette obligation est fixée par le décret n°2023-1350 du 28 décembre 2023. Elle s’applique à tous les statuts juridiques, que vous soyez :

• Entreprise individuelle (EI)
• SASU ou EURL
• SARL ou SAS
• Association
• SCOP ou SCIC

En bref, si l’argent vient du CPF, la certification Qualiopi est la norme pour le sous-traitant. L’organisme de formation qui vous engage (le donneur d’ordre) a l’obligation de vérifier votre certification.

Les exceptions à connaître

Cependant, il existe deux exceptions précises à cette règle pour les formations financées par le CPF. Vous n’avez pas besoin de la certification Qualiopi dans ces cas :

• Vous êtes micro-entrepreneur et votre chiffre d’affaires annuel est inférieur à 77 700 € HT. Attention, ce seuil est strict et concerne votre chiffre d’affaires global, pas seulement celui lié à la formation professionnelle.
• Votre prestation n’est pas pédagogique. Si vous assurez seulement la logistique, la location de salles, l’accueil ou un appui administratif, vous n’êtes pas concerné par l’obligation Qualiopi. Votre travail est une prestation de service classique.

Dans quels cas la certification Qualiopi n’est PAS obligatoire ?

Pour tous les financements qui ne viennent pas du CPF, les règles sont différentes. La certification Qualiopi n’est pas obligatoire pour le sous-traitant lorsque la formation est financée par :

• Un OPCO (Opérateur de Compétences)
• Un FAF (Fonds d’Assurance Formation)
• Une entreprise sur ses fonds propres (autofinancement)
• Pôle emploi (France Travail) ou d’autres fonds publics mutualisés

Mais attention, il y a une condition. Le donneur d’ordre doit être certifié Qualiopi. Dans ce cas, il endosse toute la responsabilité de la qualité de la prestation. Il doit prouver à l’auditeur que son sous-traitant respecte le Référentiel National Qualité (RNQ). C’est le principe de l’indicateur 27 du guide de lecture Qualiopi.

Les autres obligations légales pour tous les sous-traitants

Même si vous n’avez pas besoin de Qualiopi, vous ne pouvez pas travailler sans un cadre légal. Chaque formateur sous-traitant, certifié ou non, doit respecter des obligations de base.

Le Numéro de Déclaration d’Activité (NDA) : un prérequis indispensable

Avant même de penser à Qualiopi, vous devez avoir un Numéro de Déclaration d’Activité (NDA). C’est le sésame pour exercer dans la formation professionnelle en France. Ce numéro est obligatoire pour toute action de formation.

Il est délivré par la DREETS (Direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités). Vous devez faire la demande dans les 3 mois qui suivent la signature de votre premier contrat de formation.

Le contrat de sous-traitance : un cadre formel et détaillé

Un accord oral ne suffit pas. Le Code du travail impose un contrat de sous-traitance écrit et signé entre l’organisme de formation et vous. Ce contrat doit être précis et détailler les points suivants :

• Les missions confiées au sous-traitant.
• Le contenu de la prestation, sa durée et sa période de réalisation.
• Les moyens techniques et pédagogiques mobilisés.
• Les conditions de suivi de l’action et d’évaluation des résultats.
• Le montant de la prestation.

Ce contrat est votre protection et celle du donneur d’ordre. Il prouve que la prestation est encadrée en cas de contrôle.

Les conditions d’éligibilité sur « Mon Compte Formation »

Si vous travaillez sur des formations CPF (et que vous êtes donc certifié ou exempté), vous devez respecter d’autres règles pour être éligible sur la plateforme « Mon Compte Formation ».

• Vous devez être à jour de vos obligations légales, fiscales et sociales.
• Vous ne devez pas être déréférencé de la plateforme pour une mauvaise pratique passée.
• La sous-traitance « en cascade » est interdite. Un sous-traitant ne peut pas sous-traiter à son tour une partie de la formation CPF.
• Pour les formations menant à une certification RNCP ou RS, vous devez avoir l’autorisation écrite du certificateur, sauf si votre intervention ne couvre qu’une partie d’un bloc de compétences.

Quelles sont les responsabilités du donneur d’ordre ?

L’organisme de formation qui vous engage a des devoirs précis, surtout s’il est le seul à être certifié Qualiopi. Sa responsabilité est définie par l’indicateur 27 du RNQ. Il doit prouver qu’il a bien choisi et qu’il contrôle la qualité de votre travail.

Concrètement, le donneur d’ordre doit :

• Vérifier vos compétences : Il doit vous demander des preuves comme un CV, des diplômes, des certifications ou des références clients.
• Vous intégrer dans sa démarche qualité : Il doit vous expliquer ses processus, vous fournir ses modèles de documents (feuilles d’émargement, questionnaires de satisfaction, etc.).
• Assurer le suivi et le contrôle de la prestation : Il doit collecter et analyser les documents qui prouvent la bonne réalisation de l’action de formation (évaluations, comptes-rendus, etc.).

S’il ne respecte pas ces points, le donneur d’ordre risque de perdre sa propre certification Qualiopi lors de son prochain audit.

FAQ : Questions fréquentes sur la sous-traitance Qualiopi

Un formateur en portage salarial ou en SCOP est-il un sous-traitant ?

Oui, mais ce n’est pas le formateur en tant que personne qui est le sous-traitant. C’est la structure qui le porte (l’entreprise de portage, la SCOP) qui signe le contrat de sous-traitance. Dès lors, c’est cette structure qui doit être certifiée Qualiopi pour une action de formation CPF.

Quels indicateurs Qualiopi concernent un sous-traitant certifié ?

Un sous-traitant certifié est audité sur une version allégée du référentiel. Les principaux indicateurs qui le concernent sont les indicateurs 5 (objectifs de la formation), 13 (évaluation des acquis), 26 (accueil des PSH, via son propre réseau ou celui du donneur d’ordre) et 30 (recueil des appréciations).

La « sous-traitance en cascade » est-elle autorisée ?

Non. Pour les prestations financées par le CPF, la sous-traitance en cascade est strictement interdite. Un sous-traitant ne peut pas faire appel à un autre sous-traitant.

Le chiffre d’affaires de la sous-traitance est-il limité ?

Oui. Un organisme de formation ne peut pas sous-traiter plus de 80 % de son chiffre d’affaires annuel réalisé sur la plateforme Mon Compte Formation. Cette mesure vise à éviter les « coquilles vides » qui ne feraient que de l’apport d’affaires.

Quels sont les risques si je ne respecte pas ces règles ?

Les risques sont importants. Pour le sous-traitant, c’est le refus de prise en charge de ses prestations par les financeurs. Pour le donneur d’ordre, c’est la remise en cause de sa certification Qualiopi, des redressements administratifs et l’obligation de rembourser les fonds publics perçus.

Pour résumer, la règle est claire. Si vous intervenez sur une formation CPF, la certification Qualiopi est la norme, sauf pour les micro-entrepreneurs sous le seuil de CA. Pour les autres financements, c’est la responsabilité du donneur d’ordre qui prime.

Dans tous les cas, n’oubliez jamais les deux piliers de la légalité en formation : obtenir votre Numéro de Déclaration d’Activité (NDA) et toujours travailler avec un contrat de sous-traitance écrit et détaillé.