Certification Qualiopi : Définition et Critères d’Obtention

Qu’est-ce que la certification Qualiopi et qui est concerné ?

Vous êtes un organisme de formation et le mot « Qualiopi » revient partout ? Pas de panique.

Ce guide vous explique ce que c’est, si vous êtes concerné, et comment obtenir la certification pour accéder aux financements publics.

La certification Qualiopi est un label de qualité pour les formateurs. En clair, elle prouve que vos méthodes de travail sont sérieuses et efficaces. Depuis le 1er janvier 2022, elle est obligatoire pour tous les organismes de formation qui veulent que leurs clients utilisent des fonds publics ou mutualisés pour payer leurs prestations. Ça inclut Pôle emploi, les OPCO, l’État, les Régions, la Caisse des dépôts et consignations, etc.

Sans ce label, pas d’accès à ces financements. C’est aussi indispensable pour que vos formations soient listées sur la plateforme Mon Compte Formation (CPF).

Qui doit obtenir la certification Qualiopi ?

La certification s’adresse à tous les prestataires qui participent au développement des compétences. Cela comprend :

• Les organismes de formation (petits ou grands)
• Les formateurs indépendants
• Les centres de bilans de compétences
• Les organismes de Validation des Acquis de l’Expérience (VAE)
• Les centres de formation d’apprentis (CFA)

Quelles sont les actions de formation concernées ?

Qualiopi couvre un champ assez large. Vous êtes concerné si vous proposez une ou plusieurs de ces actions :

• Les actions de formation classique
• La formation par apprentissage
• Les bilans de compétences
• La Validation des Acquis de l’Expérience (VAE)
• La formation en situation de travail (AFEST)
• Les actions de formation qui préparent à une certification (comme un permis de conduire)

En bref, si vous formez des gens et que vous voulez être payé par des fonds publics, Qualiopi est un passage obligé. Elle repose sur un document unique : le Référentiel National Qualité (RNQ).

Les 7 critères et 32 indicateurs du Référentiel National Qualité (RNQ)

Le RNQ est le mode d’emploi de Qualiopi. Il est organisé en 7 critères principaux, qui sont ensuite déclinés en 32 indicateurs à respecter. C’est sur la base de ces indicateurs que l’auditeur vérifiera la qualité de votre organisme.

Voici la liste complète et officielle.

Critère 1 : Conditions d’information du public

Ce premier critère vérifie que votre communication est claire, complète et accessible. Le public doit savoir exactement ce que vous proposez avant de s’engager.

• Indicateur 1 : information au public ▶ Le prestataire diffuse une information accessible au public, détaillée et vérifiable sur les prestations proposées : prérequis, objectifs, durée, modalités et délais d’accès, tarifs, contacts, méthodes mobilisées et modalités d’évaluation, accessibilité aux personnes handicapées.
• Indicateur 2 : les indicateurs de résultats ▶ Le prestataire diffuse des indicateurs de résultats adaptés à la nature des prestations mises en oeuvre et des publics accueillis.
• Indicateur 3 : le taux d’obtention des certifications ▶ Le prestataire informe sur les taux d’obtention des certifications préparées, les possibilités de valider un ou des blocs de compétences, ainsi que sur les équivalences, passerelles, suites de parcours et les débouchés.

Critère 2 : Identification précise des objectifs des prestations

Ici, on s’assure que vous comprenez bien le besoin de vos clients et que vous y répondez avec une prestation bien définie, avec des objectifs clairs et mesurables.

• Indicateur 4 : analyse du besoin ▶ Le prestataire analyse le besoin du bénéficiaire en lien avec l’entreprise et/ou le financeur concerné(s).
• Indicateur 5 : objectifs de la prestation ▶ Le prestataire définit les objectifs opérationnels et évaluables de la prestation.
• Indicateur 6 : contenus et modalités ▶ Le prestataire établit les contenus et les modalités de mise en oeuvre de la prestation, adaptés aux objectifs définis et aux publics bénéficiaires.
• Indicateur 7 : contenus et exigences ▶ Lorsque le prestataire met en oeuvre des prestations conduisant à une certification professionnelle, il s’assure de l’adéquation du ou des contenus de la prestation aux exigences de la certification visée.
• Indicateur 8 : positionnement à l’entrée ▶ Le prestataire détermine les procédures de positionnement et d’évaluation des acquis à l’entrée de la prestation.

Critère 3 : Adaptation des prestations et des modalités d’accueil, d’accompagnement

Ce critère se concentre sur la personnalisation. Vous devez montrer que vous adaptez vos formations, votre suivi et votre accompagnement à chaque personne.

• Indicateur 9 : conditions de déroulement ▶ Le prestataire informe les publics bénéficiaires des conditions de déroulement de la prestation.
• Indicateur 10 : adaptation de la prestation ▶ Le prestataire met en oeuvre et adapte la prestation, l’accompagnement et le suivi aux publics bénéficiaires.
• Indicateur 11 : atteinte des objectifs ▶ Le prestataire évalue l’atteinte par les publics bénéficiaires des objectifs de la prestation.
• Indicateur 12 : engagement des bénéficiaires ▶ Le prestataire décrit et met en oeuvre les mesures pour favoriser l’engagement des bénéficiaires et prévenir les ruptures de parcours.
• Indicateur 13 : coordination des apprentis ▶ Pour les formations en alternance, le prestataire, en lien avec l’entreprise, anticipe avec l’apprenant les missions confiées, à court, moyen et long terme, et assure la coordination et la progressivité des apprentissages réalisés en centre de formation et en entreprise.
• Indicateur 14 : exercice de la citoyenneté ▶ Le prestataire met en oeuvre un accompagnement socio-professionnel, éducatif et relatif à l’exercice de la citoyenneté.
• Indicateur 15 : droits et devoirs de l’apprenti ▶ Le prestataire informe les apprentis de leurs droits et devoirs en tant qu’apprentis et salariés ainsi que des règles applicables en matière de santé et de sécurité en milieu professionnel.
• Indicateur 16 : présentation à la certification ▶ Lorsque le prestataire met en oeuvre des formations conduisant à une certification professionnelle, il s’assure que les conditions de présentation des bénéficiaires à la certification respectent les exigences formelles de l’autorité de certification.

Critère 4 : Adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement

Vous devez prouver que vous avez les bons outils, les bons locaux et le bon personnel pour mener à bien vos formations.

• Indicateur 17 : moyens humains et techniques ▶ Le prestataire met à disposition ou s’assure de la mise à disposition des moyens humains et techniques adaptés et d’un environnement approprié (conditions, locaux, équipements, plateaux techniques…).
• Indicateur 18 : coordination des acteurs ▶ Le prestataire mobilise et coordonne les différents intervenants internes et/ou externes (pédagogiques, administratifs, logistiques, commerciaux…).
• Indicateur 19 : ressources pédagogiques ▶ Le prestataire met à disposition du bénéficiaire des ressources pédagogiques et permet à celui-ci de se les approprier.
• Indicateur 20 : personnels dédiés ▶ Le prestataire dispose d’un personnel dédié à l’appui à la mobilité nationale et internationale, d’un référent handicap et d’un conseil de perfectionnement.

Critère 5 : Qualification et développement des connaissances et compétences des personnels

Ce critère porte sur votre équipe. Vous devez montrer que vos formateurs et votre personnel sont compétents et qu’ils continuent de se former.

• Indicateur 21 : compétences des acteurs ▶ Le prestataire détermine, mobilise et évalue les compétences des différents intervenants internes et/ou externes, adaptées aux prestations.
• Indicateur 22 : gestion de la compétence ▶ Le prestataire entretient et développe les compétences de ses salariés, adaptées aux prestations qu’il délivre.

Critère 6 : Inscription et investissement du prestataire dans son environnement professionnel

Un bon organisme de formation n’est pas isolé. Vous devez prouver que vous êtes connecté à votre secteur, que vous suivez les évolutions et que vous collaborez avec d’autres acteurs.

• Indicateur 23 : veille légale et réglementaire ▶ Le prestataire réalise une veille légale et réglementaire sur le champ de la formation professionnelle et en exploite les enseignements.
• Indicateur 24 : veille des emplois et métiers ▶ Le prestataire réalise une veille sur les évolutions des compétences, des métiers et des emplois dans ses secteurs d’intervention et en exploite les enseignements.
• Indicateur 25 : veille pédagogique et technologique ▶ Le prestataire réalise une veille sur les innovations pédagogiques et technologiques permettant une évolution de ses prestations et en exploite les enseignements.
• Indicateur 26 : situation de handicap ▶ Le prestataire mobilise les expertises, outils et réseaux nécessaires pour accueillir, accompagner/former ou orienter les publics en situation de handicap.
• Indicateur 27 : disposition sous-traitance ▶ Lorsque le prestataire fait appel à la sous-traitance ou au portage salarial, il s’assure du respect de la conformité au présent référentiel.
• Indicateur 28 : formation en situation de travail ▶ Lorsque les prestations dispensées au bénéficiaire comprennent des périodes de formation en situation de travail, le prestataire mobilise son réseau de partenaires socio-économiques pour coconstruire l’ingénierie de formation et favoriser l’accueil en entreprise.
• Indicateur 29 : insertion professionnelle ▶ Le prestataire développe des actions qui concourent à l’insertion professionnelle ou la poursuite d’étude par la voie de l’apprentissage ou par toute autre voie permettant de développer leurs connaissances et leurs compétences.

Critère 7 : Recueil et prise en compte des appréciations et des réclamations

Le dernier critère concerne l’amélioration continue. Vous devez montrer que vous écoutez les retours (bons ou mauvais) et que vous les utilisez pour vous améliorer.

• Indicateur 30 : recueil des appréciations ▶ Le prestataire recueille les appréciations des parties prenantes : bénéficiaires, financeurs, équipes pédagogiques et entreprises concernées.
• Indicateur 31 : traitement des réclamations ▶ Le prestataire met en oeuvre des modalités de traitement des difficultés rencontrées par les parties prenantes, des réclamations exprimées par ces dernières, des aléas survenus en cours de prestation.
• Indicateur 32 : amélioration continue ▶ Le prestataire met en oeuvre des mesures d’amélioration à partir de l’analyse des appréciations et des réclamations.

Comment obtenir la certification Qualiopi ? Le processus détaillé

Obtenir la certification Qualiopi suit un processus en plusieurs étapes. C’est un parcours balisé, mais qui demande de la préparation.

Étape 1 : La déclaration d’activité (NDA)

Avant toute chose, vous devez être déclaré en tant que prestataire de formation. C’est une démarche obligatoire pour tout nouvel organisme. Vous devez faire cette déclaration auprès du service régional de contrôle de la DREETS (ou DEETS en Outre-mer).

Cette déclaration doit être faite dans les 3 mois qui suivent la signature de votre premier contrat de formation. Une fois validée, vous recevez votre numéro de déclaration d’activité (NDA). Sans ce numéro, impossible de démarrer le processus de certification.

Étape 2 : Le cycle de certification et les audits

La certification n’est pas acquise à vie. Elle fonctionne sur un cycle de 3 ans, rythmé par plusieurs audits menés par un organisme certificateur indépendant (accrédité par le Cofrac).

• L’audit initial : C’est le premier et le plus gros audit. L’auditeur vient vérifier que vous respectez bien les 32 indicateurs du référentiel. Si tout est bon, vous obtenez la certification.
• L’audit de surveillance : Il a lieu entre le 14ème et le 22ème mois après l’audit initial. C’est un audit plus léger qui sert à vérifier que vous maintenez bien la qualité de vos process.
• L’audit de renouvellement : Il se déroule avant la fin des 3 ans du cycle. Il permet de repartir pour un nouveau cycle de 3 ans de certification.

Un audit se déroule généralement par un entretien avec vous, l’analyse de vos documents (procédures, preuves, etc.) et se termine par un rapport d’audit.

Étape 3 : La préparation des documents

Avant chaque audit, l’organisme certificateur vous demandera un certain nombre de documents pour préparer sa visite. Il est crucial de les avoir prêts et à jour.

Voici les documents les plus souvent demandés :

• Votre dernier Bilan Pédagogique et Financier (BPF) en vigueur
• Un organigramme nominatif et fonctionnel de votre structure
• Une description de votre activité de formation
• Votre chiffre d’affaires par catégorie d’actions (formation, VAE, etc.)
• Une attestation sur l’honneur certifiant que vous n’êtes pas engagé avec un autre organisme certificateur

Gérer les non-conformités : mineures et majeures

Pendant l’audit, il est possible que l’auditeur relève des « non-conformités ». Cela veut dire qu’un ou plusieurs indicateurs ne sont pas totalement respectés. Il en existe deux types.

• Non-conformité mineure : L’indicateur est pris en compte, mais de façon partielle. Ça ne remet pas en cause la qualité globale. Vous avez 6 mois pour proposer un plan d’actions pour la corriger. Si elle n’est pas corrigée à l’audit de surveillance, elle devient majeure.
• Non-conformité majeure : L’indicateur n’est pas du tout pris en compte, ou sa mauvaise application pose un vrai problème de qualité. Vous devez mettre en place des actions correctives sous 3 mois. Si ce n’est pas fait, votre certification peut être suspendue.

Combien coûte la certification Qualiopi ?

Il n’y a pas de tarif fixe pour la certification Qualiopi. Le coût dépend de l’organisme certificateur que vous choisissez et de plusieurs facteurs propres à votre structure.

Le prix est principalement basé sur le nombre de jours d’audit nécessaires. Ce nombre varie selon :

• Votre chiffre d’affaires lié à la formation
• Le nombre de sites où vous donnez des formations (monosite ou multisite)
• Le nombre de catégories d’actions pour lesquelles vous demandez la certification (formation, VAE, bilan, etc.)

À titre d’exemple, AFNOR Certification propose un tarif de départ autour de 1590€ HT pour le cycle complet de trois ans (audit initial + surveillance). Mais ce n’est qu’un exemple, le mieux est de demander plusieurs devis.

Pour obtenir un devis, vous devrez généralement fournir :

• Votre Numéro de Déclaration d’Activité (NDA)
• Votre Kbis
• Votre dernier Bilan Pédagogique et Financier (BPF)
• Votre RIB

Qui peut être exempté de la certification Qualiopi ?

Dans la plupart des cas, la certification est obligatoire. Mais il existe quelques exceptions très précises.

Cas 1 : Formations des élus locaux

Un organisme qui dispense des formations aux élus locaux peut être exempté, mais à deux conditions cumulatives :

1. L’organisme doit être spécifiquement agréé pour la formation des élus locaux.
2. Son chiffre d’affaires lié à ces formations doit être inférieur à 150 000 € par an.

Si ces deux conditions sont remplies, l’exemption est possible.

Cas 2 : Les sous-traitants

Un formateur indépendant ou un organisme qui travaille uniquement en sous-traitance pour un autre organisme de formation déjà certifié Qualiopi peut aussi être exempté.

L’exemption s’applique si le chiffre d’affaires annuel du sous-traitant est inférieur à 77 700 €. Attention, cette exemption ne concerne que les prestations réalisées en sous-traitance. Si le formateur a aussi des clients en direct qu’il veut faire financer, il doit être certifié.

Questions fréquentes sur Qualiopi

Voici quelques réponses aux questions courantes sur la certification.

Quelle est la différence entre un organisme monosite et multisite ?

C’est une distinction importante pour le calcul du coût de l’audit.

• Un organisme monosite opère à partir d’un seul et unique site de formation.
• Un organisme multisite dispense ses formations depuis plusieurs adresses différentes, mais sous la même entité juridique (le même SIREN).

L’audit d’un organisme multisite est un peu plus complexe car l’auditeur doit vérifier les process sur un échantillon de sites. Les critères du référentiel restent les mêmes pour tous.

Où trouver les informations officielles ? Le guide de lecture Qualiopi

La source de référence pour comprendre les attentes de chaque indicateur est le guide de lecture du Référentiel National Qualité, publié par le Ministère du Travail.

Ce document détaille chaque indicateur, donne des exemples de preuves et précise les obligations. La dernière version, la V9, a été publiée le 8 janvier 2024 et est entrée en vigueur le 1er avril 2024. Elle apporte notamment des clarifications sur la gestion de la sous-traitance. C’est le document à lire absolument pour préparer votre audit. Vous pouvez télécharger la version la plus récente du guide de lecture Qualiopi sur le site du ministère.